ПОРЯДОК ФУНКЦІОНУВАННЯ ВНУТРІШНІХ КАНАЛІВ ДЛЯ ПОВІДОМЛЕНЬ ПРО КОРУПЦІЙНІ ПРАВОПОРУШЕННЯ

ЗМІСТ

I. Загальні положення

II. Порядок роботи телефонної гарячої лінії для повідомлень про корупційні правопорушення

III. Порядок роботи електронної пошти для повідомлень про корупційні правопорушення

IV. Первинна обробка та реєстрація повідомлень про корупційні правопорушення

V. Класифікація повідомлень про корупційні правопорушення

VI. Оцінка і розгляд повідомлень

Первинна оцінка повідомлень
Розгляд повідомлень за рівнями
Звіт про перевірку
Прийняття рішення щодо заходів реагування

VII. Комунікація із особою, яка повідомляє про корупційне правопорушення

VIII. Гарантії для осіб, які повідомляють про порушення

IX. Прикінцеві положення

I. Загальні положення

1.1. Цей Порядок визначає механізм функціонування внутрішніх каналів повідомлення про можливі факти корупційних правопорушень (далі - Порядок) та встановлює єдиний механізм роботи з такими повідомленнями в групі компаній MEEST.

1.2. Метою Процедури є забезпечення ефективного та прозорого процесу отримання, реєстрації та розгляду повідомлень про корупційні правопорушення, а також захисту осіб, які надають відповідну інформацію.

1.3. Внутрішні канали для отримання повідомлень про корупційні правопорушення включають:

1.3.1. Телефонну гарячу лінію;

1.3.2. Спеціальну електронна адреса.

1.4. Основними принципами функціонування внутрішніх каналів повідомлення про корупційні правопорушення є:

1.4.1. Конфіденційність та захист персональних даних викривачів;

1.4.2. Об'єктивність та неупередженість при розгляді повідомлень;

1.4.3. Захист викривачів від можливих негативних наслідків у зв'язку з поданим повідомленням;

1.4.4. Невідкладність реагування на отримані повідомлення;

1.4.5. Добросовісність та професіоналізм при опрацюванні повідомлень.

1.5. Інформація про внутрішні канали повідомлень розміщується на офіційному веб-сайті https://meest.com/ для забезпечення вільного доступу до неї всім зацікавленим особам.

II. Порядок роботи телефонної гарячої лінії для повідомлень про корупційні правопорушення

2.1. Телефонна гаряча лінія функціонує як основний канал голосового отримання повідомлень про корупційні правопорушення та призначена для забезпечення можливості працівникам компанії та іншим зацікавленим особам повідомити про факти корупції.

2.2. Телефонний номер гарячої лінії: +380 (77) 472 77 07.

2.3. Відповідальними особами за прийом повідомлень про корупційні правопорушення є оператори телефонної гарячої лінії.

2.4. Телефонна гаряча лінія працює у робочі дні з 9:00 до 18:00 (окрім вихідних та святкових днів), що забезпечує доступність каналу інформування протягом усього робочого дня. Інформація про графік роботи гарячої лінії розміщується на офіційному веб-сайті компанії.

2.5. При отриманні дзвінка про корупційне правопорушення оператор телефонної гарячої лінії: заповнює автоматизовану стандартизовану форму-повідомлення, яка містить усі необхідні поля для фіксації інформації.

2.6. Стандартизована форма повідомлення містить такі обов'язкові поля:

дата та час отримання повідомлення;
П.І.Б. заявника (за згодою);
контактні дані заявника (за згодою);
короткий зміст повідомлення;
інформація про особу/осіб, щодо яких надійшло повідомлення;
додаткова інформація, яка може бути корисною при розгляді повідомлення.

2.7. Оператор гарячої лінії зобов'язаний проінформувати заявника про порядок розгляду повідомлень про корупційні правопорушення та гарантії захисту викривачів.

2.8. Усі дзвінки на телефонну гарячу лінію записуються в автоматичному режимі.

2.9. Аудіозапис кожного дзвінка щодо корупційного правопорушення та заповнена автоматизована стандартизована форма-повідомлення передаються комплаєнс-менеджеру не пізніше одного робочого дня з моменту отримання повідомлення.

2.10. Передача інформації здійснюється через захищені канали зв'язку з дотриманням вимог конфіденційності.

2.11. Комплаєнс-менеджер проводить первинну обробку отриманого повідомлення та приймає рішення про подальші дії згідно з розділом IV цієї Процедури.

III. Порядок роботи електронної пошти для повідомлень про корупційні правопорушення

3.1. Електронна пошта комплаєнс-менеджера слугує другим основним каналом для отримання повідомлень про корупційні правопорушення.

3.2. Для зручності та забезпечення конфіденційності створюється спеціальна електронна адреса [email protected], яка використовується виключно для отримання таких повідомлень.

3.3. Відповідальність за моніторинг та обробку повідомлень, які надходять на електронну пошту, покладається безпосередньо на комплаєнс-менеджера.

3.4. Моніторинг електронної пошти здійснюється щоденно у робочі дні з 9:00 до 18:00 (окрім вихідних та святкових днів).

3.5. Кожне отримане повідомлення про корупційне правопорушення реєструється комплаєнс-менеджером у Реєстрі повідомлень про корупційні правопорушення із зазначенням:

реєстраційного номера;
дати та часу надходження;
суті повідомлення;
контактних даних заявника (якщо такі надані).

3.6. Комплаєнс-менеджер забезпечує конфіденційність особи викривача та інформації, наданої ним, за винятком випадків, передбачених законом.

3.7. У разі необхідності отримання додаткової інформації, комплаєнс-менеджер може зв'язатися із особою, яка повідомляє про корупційне правопорушення, якщо та надала свої контактні дані та не заперечує проти зворотного зв'язку.

IV. Первинна обробка та реєстрація повідомлень про корупційні правопорушення

4.1. Повідомлення про корупційні правопорушення, отримані через внутрішні канали (телефонну гарячу лінію та електронну пошту), підлягають обов'язковій реєстрації та первинній обробці.

4.2. При отриманні повідомлення через телефонну гарячу лінію:

Після заповнення оператором стандартизованої форми, повідомлення автоматично надсилається на електронну пошту комплаєнс-менеджера;

У випадках, які містять ознаки екстреної ситуації (загроза безпеці компанії, працівників або значні фінансові ризики), оператор повинен, окрім автоматичного надсилання форми, негайно інформувати комплаєнс-менеджера телефоном;

Усі автоматичні повідомлення маркуються як "Конфіденційно".

4.3. Незалежно від каналу отримання, кожне повідомлення:

Отримує унікальний ідентифікаційний номер;
Реєструється в Реєстрі повідомлень про корупційні правопорушення з фіксацією дати, часу отримання та джерела надходження;
Зберігається у захищеній системі з обмеженим доступом.

4.4. Комплаєнс-менеджер протягом трьох робочих днів з моменту отримання повідомлення проводить первинний аналіз інформації на предмет:

Наявності достатньої інформації для проведення перевірки;
Належності повідомлених фактів до сфери протидії корупції;
Необхідності отримання додаткової інформації від особи, яка повідомляє про корупційне правопорушення (якщо контактні дані відомі).

4.5. Реєстр повідомлень про корупційні правопорушення містить наступні обов'язкові поля, які заповнюються для кожного отриманого повідомлення: унікальний ідентифікаційний номер; дата і точний час отримання повідомлення; канал, через який було отримано повідомлення (гаряча лінія або електронна пошта); короткий, але інформативний опис суті повідомлення; класифікація повідомлення за рівнем ризику відповідно до встановлених критеріїв; поточний статус обробки повідомлення, який оновлюється на кожному етапі; прізвище та посада відповідальної особи, яка призначена для проведення перевірки за даним повідомленням.

V. Класифікація повідомлень про корупційні правопорушення

5.1. Усі отримані повідомлення про корупційні правопорушення класифікуються за рівнем ризику відповідно до системи, яка включає три основні категорії:

5.2. "Червоний рівень" присвоюється повідомленням про критичні порушення, які можуть мати значний негативний вплив на компанії Групи. До цієї категорії належать повідомлення про:

Значні фінансові зловживання (розкрадання, шахрайство);
Системні корупційні схеми;
Корупційні дії, в яких підозрюються керівники або члени органів управління Товариства;
Хабарництво з представниками державних органів.

Такі повідомлення потребують найвищого пріоритету в обробці та реагуванні.

5.3. "Жовтий рівень" застосовується до повідомлень про суттєві, але не критичні порушення. Ця категорія включає повідомлення про:

Одиничні випадки хабарництва неправомірної вигоди;
Ситуації потенційного або наявного конфлікту інтересів;
Порушення процедур, визначених Антикорупційною політикою;
Необґрунтоване надання переваг певним контрагентам;
Нецільове використання майна компанії;
Зловживання службовим становищем без значних фінансових наслідків.

Повідомлення жовтого рівня потребують ретельної перевірки, але не вимагають таких екстрених заходів, як повідомлення червоного рівня.

5.4. "Зелений рівень" присвоюється повідомленням про незначні порушення або ситуації, які містять потенційні корупційні ризики, але ще не переросли у фактичне порушення. До цієї категорії належать:

Недотримання вимог щодо повідомлення про потенційний конфлікт інтересів;
Неповідомлення про цінні подарунки чи прояви гостинності;
Недостатнє документування певних бізнес-процесів;
Неналежне розмежування повноважень при прийнятті рішень.

Такі повідомлення також важливі, оскільки дозволяють виявити слабкі місця в комплаєнс-системі та вжити превентивних заходів.

5.5. Класифікація повідомлень за рівнем ризику допомагає ефективно розподіляти ресурси компанії для розслідування порушень та запобігання корупційним проявам у майбутньому.

VI. Оцінка і розгляд повідомлень

6.1. Первинна оцінка повідомлень

6.1.1. Первинна оцінка отриманих повідомлень про корупційні правопорушення покладається на комплаєнс-менеджера, який повинен виконати цю процедуру протягом трьох робочих днів з моменту отримання заповненої автоматизованої форми від оператора телефонної гарячої лінії або з моменту отримання листа на електронну пошту комплаєнс-менеджера.

6.1.2. Процедура первинної оцінки включає декілька ключових етапів:

Комплаєнс-менеджер визначає рівень ризику та терміновості повідомлення на основі встановлених критеріїв класифікації;

Проводиться аналіз достатності наданої в повідомленні інформації для проведення повноцінної перевірки. Якщо інформації недостатньо, а заявник не є анонімним, комплаєнс-менеджер може запросити додаткові відомості;

За результатами первинної оцінки приймається рішення про початок внутрішньої перевірки (розслідування) та визначається її формат відповідно до встановленого рівня ризику.

6.2. Розгляд повідомлень за рівнями

6.2.1. Процедура розгляду повідомлень відрізняється в залежності від присвоєного їм рівня ризику.

6.2.2. Для повідомлень "Червоного рівня" встановлена наступна процедура:

Комплаєнс-менеджер зобов'язаний негайно, але не пізніше ніж протягом 24 годин після отримання повідомлення, проінформувати керівника відповідного Товариства та керівника юридичного департаменту щодо отриманої інформації;

За розпорядженням керівника Товариства створюється спеціальна комісія з внутрішнього розслідування, персональний склад якої визначається індивідуально для кожного конкретного випадку, враховуючи специфіку отриманого повідомлення.

До спеціальної комісії можуть входити комплаєнс-менеджер, представники юридичного департаменту, HR-спеціалісти, представники відповідного підрозділу компанії, незалежні члени та інші фахівці, залучення яких є доцільним для повного та об'єктивного розслідування;

Розслідування за повідомленнями червоного рівня починається невідкладно, але не пізніше 48 годин після отримання повідомлення;

Максимальний строк проведення внутрішнього розслідування становить 30 календарних днів, проте за наявності обґрунтованої необхідності, цей строк може бути продовжений за рішенням керівника відповідного Товариства. Загальний строк проведення внутрішнього розслідування не може перевищувати трьох місяців від підтвердження отримання повідомлення, чи у разі, якщо підтвердження повідомлення не надсилалося особі, яка повідомляє про корупційні правопорушення, трьох місяців від закінчення триденного періоду після подання повідомлення.

6.2.3. Для повідомлень "Жовтого рівня" встановлюється такий порядок:

Для проведення розслідування створюється робоча група, до складу якої входять представники відповідного Товариства. Склад робочої групи визначається індивідуально для кожного конкретного випадку, враховуючи специфіку отриманого повідомлення.

Розслідування повідомлень жовтого рівня починається протягом 3 робочих днів після отримання повідомлення;

Максимальний строк проведення розслідування становить 30 календарних днів, проте за наявності обґрунтованої необхідності цей термін може бути продовжений за рішенням керівника відповідного Товариства.

6.2.4. Для повідомлень "Зеленого рівня" встановлюється такий порядок:

Представник відповідного Товариства проводить самостійну внутрішню перевірку, залучаючи, за необхідності, експертів з відповідних підрозділів для консультацій;

Строк проведення такої внутрішньої перевірки не повинен перевищувати 15 календарних днів з моменту отримання повідомлення.

6.3. Звіт про перевірку

6.3.1. За результатами проведення перевірки за кожним повідомленням про корупційне правопорушення складається звіт. Відповідальність за підготовку звіту визначається залежно від рівня повідомлення:

за повідомленнями "Червоного рівня" - звіт готує керівник спеціальної комісії з внутрішнього розслідування;

за повідомленнями "Жовтого рівня" - звіт готує керівник робочої групи, сформованої з представників відповідного Товариства;

за повідомленнями "Зеленого рівня" - звіт готує представник відповідного Товариства, який проводив внутрішню перевірку.

6.3.2. Звіт про проведену перевірку має містити такі відомості:

детальний опис суті отриманого повідомлення;
перелік та опис усіх проведених заходів, яких було вжито із зазначенням дат їх проведення;
виявлені факти та обставини, які підтверджені документально або свідченнями;
обґрунтовані висновки щодо наявності або відсутності корупційних правопорушень;
рекомендації щодо необхідних заходів реагування.

6.3.3. Звіт підписується особою, відповідальною за його підготовку, та всіма членами комісії або робочої групи, які брали участь у проведенні внутрішньої перевірки (розслідування).

6.3.4. Звіт про проведення внутрішньої перевірки (розслідування) зберігається у комплаєнс-менеджера протягом 3 років з дотриманням вимог щодо конфіденційності інформації.

6.4. Прийняття рішення щодо заходів реагування

6.4.1. За повідомленнями "Червоного рівня" рішення щодо заходів реагування приймає керівник відповідного Товариства на підставі детального подання, підготовленого спеціальною комісією з внутрішнього розслідування.

6.4.2. За повідомленнями "Жовтого рівня" рішення приймає керівник відповідного Товариства за поданням робочої групи, яка проводила розслідування.

6.4.3. За повідомленнями "Зеленого рівня" рішення приймає керівник відповідного підрозділу Товариства на підставі результатів проведеної внутрішньої перевірки.

6.4.4. Рішення щодо заходів реагування оформлюється у письмовій формі із зазначенням:

встановлених фактів порушень;
осіб, винних у вчиненні порушень (за наявності);
конкретних заходів реагування, які необхідно здійснити;
строків виконання зазначених заходів реагування;
осіб, відповідальних за виконання прийнятих рішень.

VII. Комунікація із особою, яка повідомляє про корупційне правопорушення

7.1. Якщо повідомлення про корупційне правопорушення отримано від особи, яка не побажала залишитись анонімною та надала свої контактні дані, комплаєнс-менеджер забезпечує належну комунікацію з таким заявником на всіх етапах розгляду повідомлення.

7.2. Протягом трьох робочих днів після отримання повідомлення особі, яка повідомляє про корупційне правопорушення, надсилається підтвердження про його отримання та реєстрацію.

7.3. Протягом трьох робочих днів особу, яка повідомляє про корупційне правопорушення, інформують про початок розгляду її повідомлення та орієнтовні строки проведення перевірки.

7.4. Після завершення перевірки особі, яка повідомляє про корупційне правопорушення, надається інформація про результати розгляду її повідомлення у загальних рисах, без розкриття конфіденційної інформації чи персональних даних осіб, які були причетні до внутрішньої перевірки (розслідування).

7.5. Комунікація із особою, яка повідомляє про корупційне правопорушення, здійснюється у формі та спосіб, вказаний нею як пріоритетний (електронна пошта, телефонний зв'язок, тощо).

7.6. Усі факти комунікації із особою, яка повідомляє про корупційне правопорушення, фіксуються комплаєнс-менеджером у Реєстрі повідомлень про корупційні правопорушення із зазначенням дати, часу та змісту переданої інформації.

7.7. За запитом заявника йому може бути надана додаткова інформація про етапи та стан розгляду його повідомлення, якщо така інформація не перешкоджає проведенню внутрішньої перевірки (розслідування).

VIII. Гарантії для осіб, які повідомляють про порушення

8.1. Товариство забезпечує належні гарантії захисту осіб, які повідомляють про корупційні правопорушення.

8.2. Товариство гарантує заборону застосування негативних заходів впливу (дисциплінарних стягнень, переведення, зниження на посаді, зниження заробітної плати тощо) у зв'язку з повідомленням про порушення.

8.3. Особі, яка здійснила повідомлення про корупційне правопорушення, гарантується:

8.3.1. Захист від будь-яких форм переслідування, дискримінації чи інших видів несправедливого поводження через здійснене повідомлення.

8.3.2. Конфіденційність інформації про особу, яка повідомила про корупційне правопорушення та зміст повідомлення, за винятком випадків, коли розкриття такої інформації є необхідним згідно з вимогами законодавства.

8.3.3. Можливість анонімного повідомлення про корупційні правопорушення.

8.4. Товариство гарантує відсутність негативних наслідків для особи, яка добросовісно повідомила про можливі факти корупційних правопорушень, навіть якщо такі факти не підтвердилися в результаті перевірки.

8.5. Товариство приймає та належним чином розглядає анонімні повідомлення про порушення за умови, що наведена в них інформація стосується конкретної особи, містить фактичні дані, які можуть бути перевірені.

8.6. Особи, які повідомили про корупційне правопорушення та їхні близькі особи, права яких порушені у зв'язку з таким повідомленням, мають право на відшкодування матеріальної та моральної шкоди відповідно до законодавства.

8.7. Товариство зобов'язується здійснювати моніторинг дотримання прав та гарантій осіб, які повідомили про корупційне правопорушення та вдосконалювати механізми їхнього захисту відповідно до міжнародних стандартів та кращих практик.

IX. Прикінцеві положення

9.1. Цей Порядок набуває чинності з дати його затвердження наказом керівника Товариства.

9.2. Цей Порядок підлягає перегляду у разі зміни законодавства України у сфері запобігання і протидії корупції та захисту осіб, які повідомляють про корупційні правопорушення, але не рідше одного разу на три роки.

9.3. Відповідальність за актуалізацію цієї Процедури покладається на комплаєнс-менеджера.

9.4. Керівники структурних/відокремлених підрозділів Товариства несуть відповідальність за ознайомлення працівників з положеннями цієї Процедури.

9.5. Питання, не врегульовані цим Порядком, регулюються чинним законодавством України та локальними нормативними актами Товариства.